業務効率化ツール｜仕事を自動化できるおすすめツール4選と選び方のポイントを解説

業務効率化ツール｜仕事を自動化できるおすすめツールと選び方のポイントを解説

業務効率化とは、仕事の中でムダやムラ、ムリをなくすまたは、減らすことを指します。一方で、業務効率化の推進をすると自社内で決定したとしても、どのようにムダやムラ、ムリをなくせば良いのか、わからない方もいるでしょう。

そこでこの記事では、業務効率化ができるツールについて解説します。選定時のポイントや活用事例についても紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

なぜ業務効率化が重要

そもそも、業務効率化をなぜ重要視しなければいけないのでしょうか。ここでは業務効率化のメリットや効率化が求められる理由を解説します。

業務効率化のメリット

業務効率化には、以下のメリットがあります。

• 生産性の向上
• 属人化の解消
• 満足度向上

業務効率化をすれば、限られた時間の中で、より大きな成果を生み出すことが可能になります。コア業務に集中できる環境を整えれば、個人のパフォーマンスはもちろん、組織全体の生産性も向上するでしょう。

今まで業務過多だった場合は、従業員の業務の短縮が期待できるため、満足度の向上につながります。ムダな工程を見直せば、結果として、ワークライフバランスが改善され、エンゲージメントやモチベーションの向上、離職率の低下にも貢献するでしょう。そのほか、ツールを有効活用することによって、テレワークの導入も可能となり働き方の多様化も期待できます。

さらには、従業員不足による属人化の解消もメリットの一つです。業務プロセス内のムダを省きマニュアル化を進め業務の効率化が進めば、誰でも業務内容を理解し、担当できるようになります。

このように、業務効率化を進めることで大きなメリットを得られるでしょう。

自動化と効率化の違い

効率化と似た言葉で「自動化」がありますが、意味が異なります。

効率化は、既存の業務プロセスを見直し、無駄をなくし、よりスムーズに進めることです。たとえば、業務の手順を改善したり、情報の共有方法の見直しをしたりすることが挙げられます。同じ成果をより少ない時間やリソースで達成したり、同じ時間でより多くの成果を出したりすることを目指すのが特長です。

一方で「自動化」は、人の手を介さずにシステムやツールが業務の一部または全体を処理することを指します。PowerAutomateなどの自動化ツールを活用したデータ入力やチャットボットによる顧客対応などが、該当します。

自動化と効率化は、「良い仕事の進め方を目指す」といった意味では似ていますが、自動化はあくまでも手段です。効率化の検討材料の一つという認識でいるとよいでしょう。

現代のビジネス環境で効率化が求められる理

現代のビジネス環境では、効率化が重要視されています。

求められる背景は複数ありますが、一つの理由として少子高齢化による労働力不足が挙げられるでしょう。

日本では少子高齢化が進行し、生産年齢人口の減少が深刻化しています。そのため人材不足が続き、限られた従業員でより多くの業務を回す必要に迫られています。

少ない従業員で、今までと同様の業務をこなしていくには、ムダをなくす効率化を進めることが大切です。業務効率化は、一人ひとりの生産性を高め、少ない人数でも事業を継続し拡大するための不可欠な手段といえるでしょう。

また、離職を減らし人材を獲得するためには「働き方改革」の推進も必要です。テレワークや副業などの働き方を確立するためには、業務のプロセス全体の見直しが必要になる場合もあるでしょう。さらに残業時間の上限規制も設けられたため、できるだけ効率的に業務を行わなければいけません。

そのほかにも、DXの推進やグローバル競争の激化など、さまざまな背景があり、現代のビジネス環境では効率化が必要といわれています。

おすすめの業務効率化ツール4選

業務効率化ツールとは、日常的な作業プロセスを自動化・最適化するためのソフトウェアやアプリケーションです。これらのツールは、データ処理、情報共有、タスク管理など、様々な業務機能をデジタル化します。

仕事の業務効率化を図る際におすすめのツールは、主に4種類あります。

• タスク管理ツール
• コミュニケーションツール
• プロジェクト管理ツール
• データ分析ツール

概要や機能について、それぞれ解説します。

タスク管理ツール

タスク管理ツールは、個人のタスクやチームのタスクを可視化し、進捗状況を共有するツールです。タスク管理ツールを活用すれば、「誰が」「何を」「いつまでに」「どのような状況で」行っているかすぐに確認できます。

主な機能として、タスクの作成や割り当て、期限設定、優先順位付け、進捗管理、リマインダー機能などです。個々では「ToDoリスト」としても使用でき、チームでは「プロジェクトの進捗ボード」として活用できます。

タスク管理ツールを活用すればタスクの抜け漏れを防ぎ、作業の見える化が可能なため、風通し良く業務ができるようになるでしょう。さらに、個々のタスクを確認できるためチーム間での連携も強化ができます。

ツールとしては、イースト株式会社ではTeamsとBacklogを連携させた独自開発ツールなどを使っています。

視覚的なカンバン方式でプロジェクト管理ができるTrelloは、チームの進捗状況がわかりやすく把握できる点が魅力です。タスクカードを移動させるだけで、作業の進行状況を直感的に管理できます。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールは、社内での情報共有や連携を円滑にするツールです。チャット機能のほか、電話やビデオ会議、ファイル共有などがいつでもできます。

個別でのチャットだけでなくチームごとのグループでやり取りも可能で、コミュニケーションを円滑にできることで、業務のスピードを上げ認識のズレをなくし生産性の向上にも役立つでしょう。

なお、カレンダーやクラウドストレージ、タスク管理ツールなどと連携も可能なため、よりスムーズに業務を遂行できます。

具体的なツール例として、Microsoft Teamsなどがあります。

リアルタイムコミュニケーションツールとして広く使えTeamsは、チャンネル機能により効率的な情報共有を実現します。ファイル共有やビデオ通話機能も充実しており、リモートワークにも最適です。

プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールとは、複数のタスクがあるプロジェクトをガントチャートで見える化し、実行・完了までを一元管理できるツールのことです。

主な機能としてプロジェクト全体を確認するガントチャートやタスク管理、在庫や原価管理、Wiki、チャット機能などがあります。

プロジェクト管理ツールを活用すれば、プロジェクトの進行をリアルタイムで把握できプロジェクトの遅延を防げます。また、個々のメンバーにおける業務量が偏っていないかなども確認できるため、なにか問題が起きたときは、チーム全体で協力しやすくなるでしょう。

さまざまなツールがありますが、一例としてBacklogなどが挙げられます。前述の通り、イースト株式会社ではTeamsとBacklogを連携させた独自開発ツールなどを使っています。

データ分析ツール

データ分析ツールとは、売上データや顧客データ、ウェブサイトのアクセス履歴など、企業内で蓄積している膨大なデータを収集・分析できるツールのことです。

データが膨大にあっても、ビジネスに有効活用しなければ意味がありません。膨大なデータを見やすくグラフや表に変換し、分析できるようにすれば根拠に基づいた意思決定が可能です。

主な機能として、データ収集のほか、グラフやダッシュボードでの可視化、レポート機能、AIによる予測分析などがあります。

今までうまく活用できていなかったデータであっても、ツールを用いれば市場トレンドの把握や顧客理解の深化にもつながり、勘や経験を頼りにしない意思決定が可能になるでしょう。

代表的なツールとして、Microsoft Power BIなどがあります。

Microsoft Power BIは、多様なデータを統合・可視化し、ビジネスの状況を一目で把握できるデータ分析ツールです。直感的な操作性で専門知識がなくても扱え、リアルタイムな情報に基づいた迅速な意思決定をサポートします。

役立つツール選びのポイント

業務効率化を行うにあたり、自社の課題に併せて選ぶことが大切です。 業務効率化ツールを選ぶ際のポイントを知っておきましょう。

自社のニーズに合ったツールを選ぶには

多くのツールがあるからといって、必ず自社のニーズに合うとは限りません。以下の順で自社に最適なツールを選びましょう。

まず始めに、現状の課題と目的の明確化をします。「何に困っているか」を具体的に特定し、目的を達成するために必要な機能が備わっているツールを選びましょう。実際に課題のある業務に携わっている従業員にヒアリングを行い、ツールの導入で課題が解決できるかを考慮します。

そのほか、現在すでに他のツールを活用しているのであれば、連携して手間を最大限省けるかも確認しておくようにしましょう。

もちろん、従業員が操作しやすいか、無料トライアルなどをして確認することも大切です。

コストパフォーマンスをどう判断するか

業務効率化ツールを選ぶ際、コストパフォーマンスを正しく判断することも重要です。

ツールの導入には初期コストだけでなく、継続的な費用も発生します。以下の要素を総合的に評価する必要があります。

• 初期導入費用とライセンス料
• 月額利用料と年間契約割引
• トレーニングや導入支援の費用
• 保守・アップデート費用

初期費用やランニングコストが、どの程度かかるかしっかり把握をしましょう。また、発生する費用に対して、削減できる工数や向上する生産性がどれだけあるかも併せて確認します。

コストが発生しても、費用対効果が見込めるのであれば、投資するという判断は問題ないでしょう。一方で、費用がそこまでかからなかったとしても費用対効果が見込めないのであれば、選ぶべきではありません。

無料トライアルなどをして、実際の操作性を把握しつつコストパフォーマンスを判断するとよいでしょう。

導入後のサポート体制

導入後のサポート体制も確認しておきましょう。

運用後、使い方がわからなかったり、予期せぬトラブルが発生したりする場合もあります。そのような際に、すぐに対応してもらえるか、回答までのスピードを知っておくと安心です。

また相談窓口は、チャットや電話、メールなど、それぞれ異なります。相談しやすい窓口があるか把握しておくとよいでしょう。

なお、定期的に機能の改善がされているか、ヘルプサイトや資料の充実なども大切です。サポート体制が充実していれば、よりスムーズにツールの活用ができます。

業務効率化ツールの活用事例

業務効率化ツールは、業種や企業規模に関係なく、さまざまな形で活用されています。

たとえば営業部門で、顧客情報が分散し、情報の共有が不十分だと引継ぎに時間がかかりやすいといった課題があります。このような場合にコミュニケーションツールと併用して顧客管理システムを活用すれば、商談後の情報共有や連携が可能です。

またプロジェクト管理ツールを用いて、部門を超えたタスク管理にも使用可能です。プロジェクトメンバーが増えると、その分管理もしにくくなり情報共有が難しくなります。

そこでプロジェクト管理ツールを用いれば、部門を超えて情報共有や進捗管理が容易にできます。さらに従業員だけでなく、外部のサポートメンバー同様にツールの活用ができるため、より業務効率化を進めることが可能です。

業務効率化ツール｜仕事を自動化できるおすすめツールと選び方のポイントを解説 のまとめ

現代ビジネスにおいて、少子高齢化による労働力不足や働き方改革の推進により、業務効率化は避けて通れないテーマです。業務効率化は、生産性向上、従業員満足度の向上、属人化の解消といった多くのメリットをもたらします。

なお、「効率化」と「自動化」は似ていますが、自動化は効率化を実現する強力な手段の一つです。タスク管理、コミュニケーション、プロジェクト管理、データ分析など、さまざまな業務に対応するツールがあるため、自社の課題に合わせて活用することで、企業の課題解決と成長を促せるでしょう。

業務効率化のツールを選ぶ際は、自社の具体的な課題や目的を明確にし、コストパフォーマンスや導入後のサポート体制まで総合的に判断することが大切です。ぜひこの記事を参考に、最適な業務効率化ツールを見つけ、新しい働き方を実現してください。

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本記事が、自社の業務効率化・DX推進のヒントになれば幸いです。