業務改善の進め方とポイント！効果的な方法で課題解決と生産性アップを実現

2025年5月30日

業務改善の進め方とポイント！効果的な方法で課題解決と生産性アップを実現

業務改善とは、業務内の課題を見直して、良い状態にすることです。業務改善というフレーズは知っているものの、どのように進めるのかわからない方もいるでしょう。

そこでこの記事では、業務改善の進め方をわかりやすく解説します。具体的なメリットや継続する方法についても触れていますので、ぜひ参考にしてください。

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業務改善の重要性とは

業務改善とは、業務における課題を見つけ改善し、より良い状態にすることを指します。企業が持続的に成長し、変化の激しいビジネス環境で競争力を維持するために不可欠な活動といえるでしょう。

ここでは、業務改善の必要性やメリットを解説します。

なぜ業務改善が必要なのか

業務改善が必要といわれている背景には「働き方改革」と「人材不足」があります。

近年、残業時間の上限規制や有給休暇の取得義務化など、法改正によって従業員の労働時間管理が厳格化されてきました。そのため、仕事量や時間的拘束が大きく、ワークライフバランスが保てない可能性もあるでしょう。

業務改善によって効率化を図ることで、限られた時間内での生産性向上を実現し、ワークライフバランスを保ちながら働ける環境の整備がしやすくなります。その結果、従業員が「働きやすい」と感じる環境が整い、企業のブランドイメージ向上にも寄与するでしょう。

また、少子高齢化の進展により、人材確保が深刻化しています。業務改善を通じて自動化や省力化を進めることで、少ない人数でも業務を回せる体制を構築し、一人あたりの生産性を最大化することが可能です。

さらに魅力的な労働環境を提供できれば、既存人材の流出を防ぎ、新たな人材を引きつけるための競争力を高めることにもつながるでしょう。

業務改善に取り組むメリット

業務改善によるメリットは、以下の5つです。

コスト削減
時間短縮
従業員の負担軽減
品質向上
データ活用能力の向上

業務改善ができれば無駄な工数や残業時間、紙媒体の使用量などが削減可能です。無駄な工数や残業が減れば、その分時間的にも金銭面でもコスト削減が見込めるでしょう。

また普段の業務の中には、ムダな業務が潜んでいる場合もあります。業務プロセスの見直しや自動化を進め効率的になれば、作業時間が短縮され従業員の負担も軽減できるでしょう。

そのほか業務の課題を認識し、作業手順の標準化やチェック体制の強化を行うと、製品やサービスの品質が安定し、不良品やミスの発生率が低減します。製品の品質向上が安定化すれば、顧客の満足度が向上するだけでなく、新規顧客の増加も期待できるでしょう。

さらに業務改善の内容によっては、ITツールなどを使用します。今まで蓄積したデータをITツールで活用・分析すれば、経営判断や次の改善に活かす能力が高まります。

成功する企業の共通点

成功する企業には、共通点があります。

まず明確な目的と実現可能な範囲の目標を設定していることです。「何のために」「何を」「いつまでに」改善するのかが明確に定められています。具体的な成果を追求すれば、企業と従業員が同じ目標に向かって一丸となりやすいでしょう。

なお目標を達成するためには、現状の課題をしっかり把握・分析し継続的な改善を繰り返していかなければいけません。

社会の変化にすぐに気づき流行に敏感になれば、顧客やターゲット層に刺さる商品やサービスの開発にもつながってきます。

PDCAサイクルを組織全体で回し、実行した計画に向き合い、改善が見られなければ再度計画を練って繰り返していくといった共通点が成功する企業にはみられます。

従業員や時間は、無限ではありません。限りあるリソースをより効率的に活用するために、日々業務改善に取り組むことで成功していきます。

業務改善の進め方3ステップ

業務改善には、基本的な流れがあります。ここでは、業務改善の基礎ステップを解説します。

現状分析の方法

まずは、現状の状態を把握し、分析することから始まります。分析をするためにも、業務内容を可視化しましょう。

現在の業務を「誰が」「いつ」「何を」「どのように」行っているか洗い出します。細かい業務として、部署間の連携や情報のやり取りも明確することが大切です。

各業務の洗い出しを行う際には、フロー図を作成したり、タスクリストを作成したりしましょう。

続いて現状の業務内容を分析するためには、作業時間や残業時間、コスト・必要な従業員数などの数値を集めて、客観的に評価します。定性データとして、従業員へのヒアリングやアンケート調査を行い「困りごと」「非効率だと感じる点」「改善アイデア」などの生の声を集めていきましょう。

課題の特定と優先順位付けの仕方

現状分析で明らかになった問題点や非効率な箇所は、すべてリストアップしましょう。

リストアップ時は「事務作業で書類を探すのに時間がかかる」「会議が多い」「顧客からの問い合わせ対応が遅い」など、具体的に記述することが大切です。

すべての課題に一度に取り組むことは難しいため、優先順位をつけます。優先度は、以下の観点から評価しましょう。

影響度
緊急度
解決の容易さ

課題を解決すると大幅な業務改善が見込めるのであれば、重要度は高いといえます。また放置すると大きな問題に発展するかも確認が必要です。解決するための難易度、必要なリソースも具体的に試算しましょう。

影響度・緊急性共に高く、解決しやすいものから優先的に着手することが大切です。なお、課題となる業務がなくても支障がなければ、業務自体をなくすことも視野にいれます。

目標設定とKPIの活用法

課題の優先順位がつけられたら、明確な目標設定をします。目標の設定は、SMARTの法則に基づいて具体的に定めることが大切です。

SMARTの法則とは、目標に必要な5つの頭文字を取った法則のことです。

頭文字	意味や例
Specific（具体的）	何を改善するのかを明確にする（例：資料作成時間を20%削減する）
Measurable（測定可能）	達成度を数値で測れるようにする（例：月間の残業時間を10時間削減する）
Achievable（達成可能）	現実的に達成できる範囲にする
Relevant（関連性）	組織の目標やビジョンと関連させる
Time-bound（期限設定）	いつまでに達成するのか期限を設ける（例：3ヶ月以内、6ヶ月後までなど）

SMARTの法則に基づいて目標を設定すると、現実的な目標が掲げられます。なお、具体的な目標が決まったらKGIも定めるようにしましょう。KGIとは「最終的な目標数値」のことです。

KGIを定めたら、KPIも指標として決めていきます。KPIは、目標達成に向けて、プロセスが適切に進んでいるかを測るための具体的な指標です。

たとえばKGIが「半年後までに個々の従業員の月間残業時間を10時間削減」だとしたら「各部署の月間残業時間」「定時退社率」などをKPIとして設定します。

KPIを設定することで、改善活動の進捗を客観的に把握し、目標達成に向けた軌道修正が可能です。なおKPIは設定して終わりではなく、定期的にモニタリングし、目標との乖離がないかを確認しましょう。

効果的な業務改善手法

目標が設定されたら、業務改善に取り組みます。ここからは、効果的な業務改善手法を解説します。

PDCAサイクルの導入方法

業務改善は、短期間でするものではありません。そのため継続的な改善を促すために、PDCAサイクルを導入するとよいでしょう。

PDCAサイクルとは、以下の頭文字をとったフレームワークのことで、業務やプロセスの継続的な改善が促せます。

Plan（計画）
Do（実行）
Check（評価）
Act（改善）

目標を達成するために、計画をたて実行し、達成しているか客観的に評価します。この際、目標設定時に決めたKPIを活用して、データに基づいた検証をしていくことが必要です。

評価結果に基づいて、次のアクションを計画し繰り返していきます。そうすることで、効果的に業務改善が実行されていきます。

LeanとSix Sigmaの違いと活用法

フレームワークの手法として、LeanとSix Sigmaがあります。

Leanは業務プロセスにおけるムダを、徹底的に排除することを指します。業務の中に潜んでいるムダを見つけ改善をすることで、コスト削減や業務効率の改善が期待できるでしょう。代表的なものでは、5Sがあります。

一方でSix Sigmaは、業務プロセスにおける「ばらつき」を最小限に抑え、製品やサービスの品質を極限まで高めることに焦点を当てます。統計的なデータ分析に基づき、問題の根本原因を特定し、解決策を導きだすのが特徴です。

近年ムダを排除するLeanと、品質のばらつきを抑えるSix Sigmaを組み合わせた「Lean Six Sigma」というアプローチが注目されています。Lean Six Sigmaを導入すると、ばらつきもムダもなくなり、より業務がスマートになるといわれています。

ITツールの活用による効率化

業務効率化は、LeanとSix Sigmaなどの活用だけでなくITツールを効果的に活用することが必要です。改善内容にもよりますが、以下のようなITツールを活用するのがおすすめです。

RPA（Robotic Process Automation）
ワークフローシステム
プロジェクト管理ツール

RPAは、データ入力やファイル移動、システム間のデータ連携など、パソコン操作を自動化する技術のことです。RPAを活用することで、時間短縮やヒューマンエラー削減、従業員の負担軽減などが期待できます。

具体的には、顧客情報のシステム登録や請求書発行、レポート作成などを自動化でき、業務改善に大きく役立ちます。

次に、ワークフローシステムもおすすめです。

ワークフローシステムとは、申請・承認業務を電子化し、一連の流れを自動化・可視化するシステムです。今まで書類で回覧していた稟議書などをシステム上で管理でき、迅速に承認できます。稟議書だけでなく、経費精算や休暇申請などもワークフローシステムで一元管理が可能です。

そのほか、コミュニケーションやスケジュール管理、タスク管理などを一元的に行うことができるプロジェクト管理ツールやコミュニケーションツールも使用するとよいでしょう。進捗管理が容易になるほか、情報収集やコミュニケーションがしやすくなり風通しの良い環境が整います。

業務改善を持続可能にするために

前述したとおり、業務改善は短期間で終わるわけではありません。ここからは、業務改善を持続可能にするためのポイントを解説します。

継続的な改善文化を築くには

継続的に改善する文化を築くためには、以下のポイントをおさえましょう。

改善の必要性を共有する
小さな成功を共有・称賛する
PDCAサイクルを定着させる

まずは、改善の必要性を企業全体で共有しましょう。なぜ業務改善が必要なのか、目的やメリットを全従業員に繰り返し伝え、共感を得ることが重要です。そのためには、研修や教育も取り入れます。

なお、業務改善は大規模な改善だけではありません。小さな改善事例も積極的に共有し、称賛する文化をつくると、次の改善への意欲につながるでしょう。

もちろんPDCAサイクルを定着させることもかかせません。個々の業務改善だけでなく、組織全体としてPDCAサイクルを回す習慣を身につけます。

定期的に業務プロセスを見直し、評価・改善を繰り返すことで、文化として定着するでしょう。

従業員のモチベーション維持に注意

従業員のモチベーションを維持させるには、自分自身にも関係する内容だと理解してもらうことが大切です。

改善によって自分たちの仕事がどう変わるのか、メリットを具体的に示すことで、モチベーションのアップにもつながります。改善策は、従業員の意見を傾聴し、改善プロセスに巻き込むことで、当事者意識を高められるでしょう。

なお、業務改善に貢献した従業員に対しては、適切な評価をするとやりがいを感じやすくなります。

経営層のサポートを得る方法

経営層のサポートを得るためには、データ活用して目標と効果を提示することが大切です。業務改善によるコスト削減額や売上増加見込みなどの費用対効果を、数値データで示すようにしましょう。

具体的な効果と、業務改善を進めたことによる効果を定期的に共有することで、経営層のサポートを得られやすくなります。