業務効率化の成功事例＆アイデア4選！企業での進め方のポイントとは？

2025年6月20日

はじめに

業務効率化は、単に作業を早く終えるための手段ではありません。企業の生産性向上、コスト削減、従業員の満足度向上、さらには顧客満足の最大化へと直結する重要な施策です。この記事では、DX推進に取り組む企業の皆様に向けて、成功事例とともに、具体的なアイデアや導入のポイントをわかりやすく解説します。ぜひ、自社の業務改善の参考にしてください。

１）業務効率化とは何か

１－１．なぜ業務効率化が重要なのか

少子高齢化による労働力不足、コロナ禍による働き方改革、そして急速に進化するIT環境。企業を取り巻く環境は大きく変化しています。その中で、限られたリソースで最大の成果を出すには「業務を効率化」する以外にありません。

１－２．業務効率化のメリットとデメリット

メリット：

・作業時間の短縮

・コスト削減

・エラー削減と品質向上

・従業員満足度の向上

デメリット：

・現場の反発

・導入にかかる初期コスト

・定着までの時間と努力

それでも業務効率化を進めるべき理由は、メリットが企業の成長に直結するからです。

２．成功事例1：デジタルツールの活用

２－１．どのようなデジタルツールが効果的か

近年の成功企業は、自動化ツールやクラウドサービス、業務フロー可視化ツールなどを活用し、単純作業の自動化・標準化を実現しています。特に注目されているのが、Power Platformやkintoneといったノーコード／ローコードツールです。
また、AIの業務活用も珍しくなくなってきました。AIを使って社外に情報が洩れないか心配というお声は非常によく聞きますが、使い方次第で自社内に閉じた使い方も可能です。
（関連記事：「AI使って社外秘情報が漏れないか怖い」って社長に言われちゃったよ… - イーストみんなのDX推進室）

２－２．具体的な導入事例とその成果

ある中堅製造業では、見積書作成業務に自動化ツールを導入し、月間100時間の工数削減を実現。ミスも激減し、営業部門からの信頼が高まりました。
また、ある大企業の間接部門では、基幹システム上にあるデータをもとに社内向け資料作成を自動化し、手作業の時と比較して作業工数を大幅に削減しています。

２－３．導入時の注意点

・現場の業務フローを事前に"洗い出し"、可視化すること
特にその作業の前後の作業は何か？前後の作業から求められる品質（時間、内容、場所など）は何か？明確化することが重要です。

・導入目的を明確にし、効果測定の基準を設定すること
意外になんとなく業務改善している組織はあります。行った改善が成功だったのか？不成功だったのか？その見極めをするために事前にKPIを設置することも重要です。

・自社のITリテラシーに合ったツール選定をすること
細かいカスタマイズが必要なのか？ツールに合わせて業務を変えることが可能なのか？

３．成功事例2：社内コミュニケーションの改善

３－１．コミュニケーション改善のための具体的な方法

チャットツール（Teamsなど）の導入や情報共有ルール（宛先、保存場所、フォルダ分け）の整備などで「場所と時間にとらわれないコミュニケーション環境の実現」が求められています。定例会議の見直し（短時間・目的明確化、資料の事前共有、開催手段など）もコミュニケーション強化の一環と考えられます。Webだけでなく、リアルで会うことで意思疎通がしやすくなることもあります。

３－２．どのようにして社員の意識を変えるか

・トップダウンによる意義の説明と、ボトムアップの声を反映する文化
・成功体験を共有し、改善への抵抗を減らす
・KPIや表彰制度で推進を促す

などが挙げられます。昨今は「上司元気で留守がいい」という時代ではなくなりました。わからないことがあったらすぐ質問して答えを求めたがる時代です。
意義の説明ややり方の説明は何度も行うこと、令和の時代のコミュニケーションの求められる姿です。

３－３．改善によって得られた成果

・情報伝達スピードが数倍に向上
・会議時間が数10%短縮
・部署間の連携強化により、顧客満足度が向上
などはよく聞くお話です。社内でもこのような効果を数値化して共有することが、業務改善を継続的かつ自発的に行う風土の醸造につながります。

４．成功事例3：業務プロセスの見直し

４－１．業務プロセスを見直し方

・現行の業務フローを「見える化」
・作業単位ごとに目的を確認し「やめる業務」を明確化
・属人化されている部分をマニュアル化・共有化

特にやめる業務の明確化は困難がつきものです。その担当者は抵抗しがちです。
業務知識豊富なベテランや外部の専門家に説明してもらいましょう。腹落ちしてもらうためです。
役職権限でやらせようとすると失敗します。

４－２．見直しの際のポイント

・現場へのヒアリングを丁寧に行うこと
・ツールありきではなく"目的"ベースで再設計すること
・定期的に改善PDCAを回す体制づくり
特に目的ベースの再設計が重要です。４－１．で説明したように、腹落ちが重要だからです。

４－３．成功した企業の事例

とある企業では、人事・給与計算に関係する事象発生から計算までの一連業務を見直し、人依存から脱却。
担当者の心理的負担も軽減されました。
その中核となるのは「必要タスクを教えてくれるツール」
①Teamsに「JINQ」とコメントを入れる
②作業の期限と分野を入力　例）６月給与
③自動的に必要なタスクとタスクごとの推奨期限のチケットをBacklogに発行
④③をTeamsに通知
というような動きをします。もう３年以上は使われています。

５．成功事例4：従業員のスキルアップ

５－１．スキルアップのための具体的な方法

昨今は時代変化が格段に速くなり、身に着けたスキルがすぐ陳腐化、すなわち自身の市場価値が下がります。
継続的にスキルアップを行うため、会社として以下のような取り組みが不可欠です。

・eラーニングや外部研修への参加支援
・社内ナレッジ共有会の定期開催
・業務に関連する資格取得支援制度

５－２．どのようにして従業員のモチベーションを高めるか

・スキルアップの成果が評価や昇進に反映される仕組みづくり
・成長を感じやすい目標設計
・マネージャーによる1on1面談の活用
などなどいろいろありますが、共通して言えるのは、

「必要とされている」と感じられること。

給与・報酬や働き方、福利厚生などの改善も重要ですが、組織で働いていると孤独を感じやすいものです。
コミュニケーションを密にして「必要とされている」ことを感じやすくしましょう。